Getting Things Done

Mit "Getting Things Done", kurz "GTD", stellt der amerikanische Autor David Allen ein handlungsorientiertes Konzept vor, mit dem man Zeit strukturiert und effektiv nutzen kann. Allen sieht den Schlüssel nicht in unterschiedlicher Priorisierung. Ein klares Arbeitsschema soll zu einer routinemäßigen Abarbeitung aller Aufgaben (in der deutschen Übersetzung "Zeug" genannt) führen, wodurch das Gehirn entlastet wird und sich dadurch auf andere Dinge konzentrieren kann.

Aufschreiberitis

Ein wichtiger Teil der Arbeit mit GTD besteht darin, alles - wirklich alles - aufzuschreiben. Sobald das zuverlässig funktioniert, kann sich das Gehirn darauf verlassen, daß nichts verlorengeht. Ohne diese Gewißheit erinnert uns das Gehirn zwar bisweilen an Dinge, die noch erledigt werden müssen, meistens allerdings zu einem ungeeigneten Zeitpunkt. Allen beschreibt, wie man das Erfassen der anstehenden Tätigkeiten zu einem Teil seines Lebensstils machen kann. Sammelbehälter - klassiche Notizbücher ebenso wie moderne elektronische Helfer - sollen immer zur Verfügung stehen, und der Inhalt dieser "Eingangskörbe" wird dann re­gel­mä­ßig in eine zentrale Liste übertragen. Diese Liste wird dann nach dem nachfolgend abgebildeten Schema abgearbeitet:

Eingangskörbe abarbeiten

Bei jedem Punkt, der sich im Eingangskorb befindet, wird zunächst die Frage geklärt, worum es sich überhaupt handelt und ob man etwas unternehmen kann. Viele Dinge sind bereits durch die Erkenntnis erledigt, daß eben nichts zu tun ist. Diese Punkte landen in einem dder folgenden Behälter:

• Müll: Alles, was nicht mehr gebraucht wird.
• Referenzmaterial: Alles Nützliche, das man eines Tages gebrauchen könnte.
• Später/vielleicht: Ein "Parkplatz" für Dinge, mit denen Sie sich im Moment nicht weiter beschäftigen möchten, die aber auch nicht vollständig in Vergessenheit geraten sollen.

Der "nächste Schritt"

Bei allen Dingen, die bearbeitbar sind, ist zu klären, was der nächste Schritt ist. Allen definiert den "nächsten Schritt" als "die allernächste physische Aktion, die unternommen werden muß, damit die laufende Angelegenheit in Richtung auf ihre Vollendung vorankommt." Diese Denkweise ist überraschenderweise für viele Menschen recht ungewohnt. Ein Haus bauen ist z.B. kein "nächster Schritt", sondern in nach David Allen bereits ein Projekt. Ein "nächster Schritt" wäre z.B. Den Architekten wegen der Auswahl der Fenster anrufen. Grundsätzlich wird alles, was aus mindestens zwei Einzelhandlungen besteht, als Projekt geplant und ausgeführt.

Hat man einen "nächsten Schritt" identifiziert, geht es als nächstes um die Frage, ob dieser "nächste Schritt" in maximal 2 Minuten erledigt werden kann. Ist das der Fall, so ist er sofort zu erledigen. Dauert die Erledigung absehbar länger als zwei Minuten, so wird die Aufgabe entweder delegiert - oder aber in eine Liste aufgenommen, die wiederum routinemäßig bearbeitet wird.

Ist GTD der Schlüssel?

GTD kann für viele Menschen tatsächlich der Schlüssel sein, um ihre Aufgaben in den Griff zu bekommen und nichts mehr zu vergessen. Auch wenn das Verfahren auf den ersten Blick aufwendig erscheint, läßt es sich relativ einfach einsetzen und an eigene Bedürfnisse anpassen. Besonders sympathisch ist dabei, daß Allen nichts verkaufen möchte: Man braucht nicht mehr als handelsübliche Notizbücher und Ordner; andere Autoren "empfehlen" dagegen häufig bestimmte Zeitplanungssysteme, an deren Verkauf sie nicht selten mitverdienen. Es gibt in Allens Konzept Dinge, die auf uns leicht übertrieben wirken; z.B. empfiehlt er viele Ordner bereitzuhalten und Ordner nachzubestellen, "wenn deren Anzahl unter 100 Stück fällt". Da das Konzept aber flexibel ist, kann man sich diejenigen Punkte herausnehmen, die man leicht in das eigene Leben und die eigene Arbeit integrieren.

Weitere Informationen

Wenn Sie jetzt Lust auf GTD bekommen haben, dann lesen Sie am besten das Buch  "Wie ich die Dinge geregelt kriege" von David Allen. In diesem Buch finden Sie eine vollständige Einführung in das GTD-Konzept, das hier natürlich nur angerissen werden konnte.

Für die Umsetzung des GTD-Konzepts gibt es mittlerweile auch eine Reihe von Internet-Diensten, mit denen man die beschriebenen Listen und Projekte verwalten kann. Besonders beliebt ist der Dienst  Remember the Milk  (https://www.rememberthemilk.com/). Dieser Dienst kann nicht nur auf einem Desktop-Computer genutzt werden, sondern über eine mobile Webseite und diverse Apps ist auch die mobile Nutzung, z.B. am Handy möglich. Die Nutzung des Dienstes ist kostenlos.

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